Les réunions – un bien ou un mal ?

Qui ne s’est pas déjà plaint de trop de réunions tout en reconnaissant parfois que la dernière était tout de même vraiment bien?

Vaste sujet !

Alors, comment savoir si une réunion est valable ou pas? Et surtout comment faire pour que cela se passe bien à l’avenir? Souvent des meetings sont considérés comme une perte de temps. Mais pour qui ? S’agit-il d’un constat individuel ou d’un consensus général?

Il est important de se poser cette question car ce qui est une perte de temps pour moi ne l’est peut-être pas pour mes collègues. Autrement dit, une réunion peut avoir une certaine valeur aux yeux de certains et n’avoir aucun intérêt pour d’autres.

• La première étape va consister à recevoir un feedback de chacun (par exemple par le biais d’un sondage). Le fait de garder l’anonymat est intéressant car plus révélateur d’éventuels malaises.
• La deuxième étape consiste à interpréter et discuter les données avec le groupe. Le fait qu’un manager décide et interprète pour les autres va probablement produire des effets inverses. Faire cet exercice en groupe apporte davantage de bons résultats et permet une discussion ouverte et franche.

Une fois le constat dressé, on fait un travail de chef projet : établir des objectifs collectifs et personnels.

Et ensuite? Il est ensuite nécessaire de poser des jalons et de piloter l’avancement vers les objectifs fixés.

Toutefois, n’oubliez pas la communication! (encore un truc de management de projet !).

Le groupe doit être tenu au courant. Il est ainsi primordial de piloter et de débriefer en groupe si vous ne voulez pas risquer de perdre l’adhésion des personnes concernées.

Ainsi, si ces quelques étapes sont respectées et renouvelées à intervalle régulier (car il s’agit d’un processus interactif), je pense qu’il est possible d’améliorer l’efficacité et la perception de plus-value des réunions mises en place.

Des retours d’expérience à partager ?

Pour ce billet, je me suis inspiré d’un article paru dans le Harvard Business Review du mois juillet « Stop the meeting madness (page 62-69).